پروژه بررسی بانك اطلاعاتی ACCESS 2000

پروژه بررسی بانك اطلاعاتی ACCESS 2000 در 39 صفحه ورد قابل ویرایش 

بخش اول) آشنایی با نرم افزار مورد استفاده

نرم افزار از دبیرخانه تحت بانك اطلاعاتیAccess 2005 تهیه و تدوین گردیده فلذا برآن شدیم به دلیل توضیح كامل در خصوص نرم افزار استفاده شده جهت این برنامه را از فصل اول كتاب خودآموز جامع مایكروسافتAccess 2003 استفاده نماییم.

اگر با كامپیوترهای شخصی زیاد كار می كنید، بی تردید از واژه پردازها یا برنامه های كاربردی صفحه گسترده در كارهای خود استفاده می نمایید و احتمالاً استفاده از واژه پردازها را از زمانی كه محصولات مبتنی بر كاراكتر تحتMS-DOS به كار برده می‌شوند شروع كرده و به تدریج آنها را به واژه پردازهایی كه تحت سیستم عامل ویندوز اجرا می‌شوند ارتقاء داده اید. و نیز احتمال می رود كه اكنون از مزیت داشتن بعضی نرم افزارهای بانك اطلاعاتی، یا به منزله جزئی از بسته های مجتمع سازی نشده مانند Microsoft Works یا به صورت یك برنامه جداگانه برخوردار هستید.

اكنون مدت های طلوانی است كه برنامه های بانك اطلاعاتی برای استفاده كلیه كاربران كامپیوترهای شخصی به بازار ارائه شده اند، ولی متأسفانه بیشتر این برنامه ها یا برنامه‌های مدیریت ذخیره سازی ساده داده ها می باشند كه برای ساخت برنامه های كاربردی مناسب نمی باشد. امروزه، حتی افرادی كه با كامپیوتر به خوبی آشنا هستند نیز از سیستم های بانك های اطلاعاتی پیچیده دوری می كنند، مگر اینكه مجبور به استفاده از یك بانك اطلاعاتی اختصاصی تكمیل شده باشند. اكنون، با ارائهAccess مایكروسافت، یك سیستم بانك اطلاعاتی ساده در اختیار همگان می باشد و كاربران بسیاری برای ساخت بانك های اطلاعاتی ساده و كاملاً پیشرفته از آن استفاده می كنند.

اكنون كه هفتمین نسخهAccess ارائه شده است، این نرم افزار به مراتب از پنجمین نسخه خود كه برای نسخه های32 بیتی ویندوز طراحی شده بود قدرتمندتر گشته و نیاز به بررسی نحوه استفاده از كامپیوتر برای انجام كار تحتAccess دارد. اگر تاكنون به علت نیاز به مهارت های برنامه نویسی یا به علت نیاز به صرف وقت زیاد جهت یادگیری كار با بانك های اطلاعاتی، از نرم افزارهای بانك های اطلاعاتی دوری گزیده‌اید، اكنون می توانید بدون واهمه از علل فوق كار با برنامه ساده و آسانAccess را شروع كنید. ولی چگونه می توان مطمئن شد كه به كاربردن Accessبرای انجام كارهای شما یك برنامه مناسب و انتخاب درست می باشد برای این منظور در زیر نگاهی به مزایای استفاده ای یك نرم افزار توسعه بانك اطلاعاتی بیندازید.

بانك اطلاعاتی چیست؟

به یك زبان ساده، یكDataBase (بانك اطلاعاتی) به مجموعه ركوردها و پرونده هایی اطلاق می شود كه به منظور خاصی سازماندهی شده اند. برای مثال، می توانید اسامی و نشانی كلیه دوستان یا مشتریان را بر روی كامپیوتر خود نگه دارید. و یا كلیه نامه هایی را كه می نویسید نگهداری كرده و انها را به ترتیب اسامی گیرندگان آنها مرتب سازید. و یا مجموعه ای از پرونده های حاوی، اطلاعات مالی- پول های پرداختی و حساب های دریافتی و موازنه حساب های خود را روی كامپیوتر ذخیره كنید. اسناد واژه پرداز كه برحسب عنوان سازماندهی می شوند نیز به نوعی یك بانك اطلاعاتی را تشكیل می‌دهند. پرونده های صفحه گسترده ای كه بر حسب كاربران آنها سازماندهی شده اند نیز نوع دیگری از یك بانك اطلاعاتی می باشند، میانبرها به كلیه برنامه ها در روی منویStart ویندوز نیز نوعی بانك اطلاعاتی محسوب می شوند و میانبرهای اینترنت به پوشهFavorite شما هم یك بانك اطلاعاتی است.

اگر كار شما كاملاً سازماندهی شده باشد، می توانید صدها كاربرگ یا میانبر را با استفاده از پوشه ها و زیرپوشه ها اداره كنید. هنگام انجام این كار، «شما» مدیر بانك اطلاعاتی محسوب می شوید. ولی اگر به اشكال بزرگی برخوردید چه باید كرد؟

چگونه می توان اطلاعات مربوط به مشتریان متعدد را كه در اسناد و پرونده های كاربرگ های گوناگون درج شده اند جمع آوری كرد و به آنها دسترسی داشت؟ چگونه می توان با وارد كردن اطلاعات جدید همین اطلاعات رابطه برقرار نمود؟ چگونه می‌توان مطمئن شد كه اطلاعات وارد شده صحیح می باشند؟ چگونه می توان اطلاعات را با دیگرانبه اشتراك گذاشت، ولی به آنان اجازه تغییر آنها را نداد؟ برای انجام این كارها، به یك سیستم مدیریت اطلاعات یا DataBase Management System (DBMS) نیاز دارید.

بانك های اطلاعاتی رابطه ای

تقریباً كلیه سیستم های جدید مدیریت بانك اطلاعاتی، اطلاعات را با استفاده از الگوی مدیریت رابطه ای بانك اطلاعاتی، ذخیره و اداره می كنند. در یك سیستم مدیریت رابطه‌‌ای بانك اطلاعاتی كه به RDBMS معروف می باشد، سیستم كلیه اطلاعات را از طریق جدول كنترل می كند. در جدول هایی (Tables) كه حتی یك عنوان مثل نام مشتری یا محصول ذخیره می شوند، هر جدول دارای ستون ها(Columns) یا فیلدها(Filds) می باشد كه هر ستون حاوی اطلاعات مختلفی درباره موضوع (مثل نشانی مشتری یا شماره های تلفن) می باشد. و نیز یك جدول دارای ردیف ها(Rows) (یا ركوردها(Crecords) است كه كلیه مشخصه های یك نمونه از موضوع (مثل اطلاعات درباره یك محصول یا یك مشتری خاص) در آنها ثبت می شوند. ولی هنگامی كه از یك بانك اطلاعاتی پرس و جویی(Query) می كنید (آوردن اطلاعات از یك یا چند جدول) همیشه نتیجه شبیه جدول دیگری به نظر خواهد رسید.

دستكاری داده ها

كار با داده ها در یكRDBMS كاملاً متفاوت با داده ها در یك واژه پرداز یا برنامه صفحه گسترده می باشد. در یك سند واژه پرداز، می توانید دنبال رشته های متنی در سند اصلی بگردید، و با ActiveX جدول ها، نمودارها یا تصاویری از برنامه های كاربردی دیگر را در سند خود قرار دهید. در یك صفحه گسترده، بعضی خانه ها حاوی توابعی هستند كه نتیجه ای را كه شما می خواهید محاسبه می كنند  و در خانه های دیگر داده هایی وارد می شوند كه اطلاعات منبع برای این خانه ها محسوب خواهند شد. داده های ارائه شده در یك كاربرگ برای یك منظور خاص به كار می روند و استفاده از آنها برای مقاصد دیگر باعث سردرگمی خواهد شد. شما می توانید به داده های كاربرگ دیگر پیوند خورده و از آنها برای حل مسأله دیگری استفاده كنید، یا می توانید از قابلیت‌های محدود جستجو در این برنام ها برای كپی یك زیر مجموعه خاص از داده ها در یك صفحه گسترده برای استفاده در حل مسأله در یك كاربرگ دیگر استفاده نمایید.

یك سیستمRDBMS راه های مختلفی برای كار با داده هایتان را در پیش روی شما می‌گذارد. مثال، جستجوی یك جدول برای یافتن اطلاعات یا پرس و جوی یك جستجوی پیچیده در روی یك سری جدول های مرتبط به یكدیگر. شما می توانید فقط یك فیلد یا بسیاری از ركوردها را با فقط یك فرمان به روز برسانید. شما می توانید برنامه هایی را بنویسید كه در آنها فرمانRDBMS برای گرفتن داده هایی كه می خواهید نمایش دهدید به كار رفته باشد و به كاربران دیگر اجازه به روز رسانی داده هایتان را بدهید.

Access زبان قدرتمند بانك اطلاعاتی SQlرا برای پذیرش داده ها در جدول هایتان به كار می برد (SQL سر نامه عبارتStructured Query Language می باشد). با به كاربردنSQL می توانید مجموعه اطلاعاتی را كه برای حل یك مشكل خاص نیاز دارید، منجمله اطلاعات چند جدول را مشخص سازید. به هر حالAccess كار دستكاری داده‌ها را آسان ساخته است. حتی نیازی به فهمیدن SQL برای اینكه Access را برای  انجام كار شما هدایت كند ندارید. Access از تعریف های رابطه كه برای پیوند خودكار جدول های مورد نیازتان ارائه داده اید استفاده خواهد كرد. و شما نیز می توانید فكر و تلاش خود را برای مسأله اطلاعات بدون نگرانی درباره ساخت یك سیستم پیچیده مرور برای پیوند دهی كلیه ساختارهای اطلاعات در بانك اطلاعاتی خود، متمركز نمایید. به هر حالAccess دارای یك تسهیلات ساده ولی قدرتمند تعرف گرافیكی برای پرس و جو می باشد كه از آن می توان برای مشخص كردن داده هایی كه برای انجام یك پروژه به آن نیاز دارید استفاده كرد. با استفاده از اشاره گر ماوس و كلیك، كشیدن و رها كردن و چند ضربه روی كلیدهای صفحه كلید می توانید در عرض چند ثانیه یك پرس و جو پیچیده را به وجود آورید.

شما می توانید این پرس و جو را در بانك اطلاعاتی نمونهContact.mdp بر روی CD هماره این كتاب پیدا كنید. Access فهرست های فیلد از جدول های منتخب را در قسمت فوقانی این پنجره نمایش می‌دهد؛  خط های بین فهرست های فیدها در این شكل نشان دهنده پیوندهای خودكاری است كه Access برای پاسخ به این پرس و جو از آنها استفاده خواهد كرد.

برای ایجاد یك پرس وجو، باید جدول های حاوی این داده های مورد نیاز را به بالای طرح شبكه مانند پرس و جو اضافه كرد و هر فیلد مورد نظر را از جدول ها انتخاب نموده و آنها را به طرح شبكه مانند، در قسمت پایین پنجره كشید. چند گزینه را انتخاب كرده و ضوابط مورد نظر را تایپ نمود. اكنونAccess آماده انتخاب اطلاعاتی است كه شما می خواهید.